首都见义勇为基金会档案管理制度

第一章  总则

第一条  为加强基金会内部管理，进一步规范基金会档案管理工作，增强基金会档案的实用性和有效性，结合工作实际，特制定本制度。

第二章  档案管理原则

第二条  全体工作人员应树立档案意识，归档的文件材料，以年度为线索，按类别立卷。

第三条  公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整。事项结束后及时交办公室归档。

第四条  办公室按照具体工作需要，准确、及时地提供档案服务。

第三章  档案的收集管理

第五条  各部门根据各自业务范围及当年工作任务，管理好平时文档。一项工作由几个部门参与办理，在业务活动中形成的文件材料，由主办部门收集归卷。

第六条  各部门公文承办人员应及时将办理完毕或经部门负责人员批存的文件材料，收集齐全，加以整理，送交办公室归卷。会计档案由财务部归卷。

第七条  凡基金会缮印发出的公文一律由办公室统一收集管理。

第四章  归档范围

第八条  行政档案：

（一）基金会制定的各项内部管理制度、办法；

（二）基金会专职、兼职工作人员的人事档案、劳动合同；

（三）基金会的工作计划、总结、报告、请示、批复、统计报表等；

（四）基金会的会议材料，包括会议的通知、决议、会议纪要等；

（五）以基金会名义出具的请示、报告、函复等文件；

（六）基金会与有关单位签订的合同、协议书等文件材料；

（七）基金会的历史沿革、大事记及反映本单位重要活动的剪报、照片、录音、录像等；

（八）与业务主管部门及其他单位相关往来文件；

（九）基金会资产所有权属文件、资料；

（十）基金会资质证书等资料。

第九条  项目档案

（一）一般公益项目存档清单

1、项目建议书，包括项目概要、合作单位法人资格证书复印件、在申请时提供的辅证材料，调研、可行性、预算等相关内容；

2、项目评审意见；

3、项目实施过程中各阶段的报告；

4、项目实施过程中的财务报表；

5、项目管理过程记录，包含各阶段的检查表；

6、项目实施过程交流材料；

7、项目评估的评定意见；

8、项目结项报告；

9、项目财务结算报告；

（二）其他专项活动档案存档清单

1、专项活动基本内容说明；

2、活动所需所有准备材料的纸质版资料；

3、活动使用的印刷材料；

4、活动过程中的文字资料如会议速记等。

（三）其他项目根据项目档案资料的实际情况按照存档原则进行管理。

第十条  传播资料档案

（一）基金会各类物品制作及印刷品；

（二）媒体报道部门原件剪报；

（三）照片、影片、录音、录像、视频等；

（四）阶段性汇总归档材料；

（五）公益项目的传播素材；

第十一条  财务档案

（一）会计凭证类：包括原始凭证，记账凭证，记账凭证汇总表，其它会计凭证；

（二）会计账簿类：包括总账，明细账，日记账，固定资产卡片，辅助账簿，其他会计账簿；

（三）财务报告类：包括月、季、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告（主管部门、上级单位要求编报的各种财务指标快报，审计报告等）；

（四）其他类：银行对账单，银行存款余额调节表，业务部门留存的出入库单、保管卡片，其他应当保存的会计核算专业资料（指与会计核算紧密相关的，由会计部门负责办理的有参考价值的各种数据资料），会计档案保管清册，会计档案销毁清册；

（五）财务档案管理，依据中华人民共和国财政部和国家档案局发布的《会计档案管理办法》相关规定严格执行。

第六章  立卷

第十一条  办公室负责组卷、编目，立卷工作由相关部门配合。

第十二条  立卷的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整，应将每份文件的正件与附件、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开。

第七章   档案的销毁

第十三条  对已失效的档案，认真鉴定，编制销毁清册，该清册永久保存。

第十四条  办理销毁手续，经秘书长批准，方能销毁。

第八章   档案的借阅

第十五条  案卷一般仅供在基金会办公室阅看，立卷的文件、资料可外借。外借须办理登记手续。

第十六条  借阅期限不得超过一个星期，到期归还；如需再借，应办理续借手续。

第十七条  借阅档案者应爱护档案，确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁。借阅档案交还时，须当面查看清楚，如发现遗失或损坏，应及时报告主管领导。

第十八条  因业务往来需要，外单位需借阅档案的，应持有单位介绍信，经秘书长批准后方可借阅，且不得带出基金会办公室。

第九章  附则

第十九条  各部门应积极采用电脑信息系统对档案进行管理，提高管理效率。

第二十条  本制度解释权属于基金会办公室，自2021年4月23日第四届理事会第二次会议通过之日起执行。